Salah satu konsep yang banyak dibicarakan orang berkaitan dengan pesatnya Teknologi Informasi (selanjutnya disebut TI) adalah konsep tentang Metadata. Ada banyak definisi tentang metadata. Ada yang mendefinisikan, Metadata adalah data tentang data. Ada juga yang mendefinisikan informasi tentang informasi, dan lain-lain. Tapi secara lebih jelas dapat kita definisikan "Suatu kumpulan/kesatuan informasi, yang menjelaskan suatu sumberdaya (resource)".

Contohnya?

Contoh gampangnya adalah proses di perpustakaan. Buku di perpustakaan adalah sebuah sumberdaya. Agar proses penelusuran informasi lebih mudah, maka dibuatlah katalog sumberdaya (buku) sebagai salah satu media penelusuran. Di setiap katalog tersebut, dicatat semua data penting tentang sebuah buku (sumberdaya). Data-data penting dari sebuah buku misalnya: Judul buku, Pengarang/Editor, Tempat & Tahun terbit, Penerbit, ISBN, Deskripsi Fisik buku, Deskripsi isi/intelektual, dan lain-lain.

Terus...?

Nah, Metadata berbicara dalam konteks sumberdaya yang jauh lebih luas, tidak hanya sebuah perpustakaan, tapi suatu perusahaan, suatu situs web, atau bahkan suatu negara. Jadi yang didata tidak hanya sekedar buku, tetapi juga sumberdaya manusianya, dokumen-dokumennya, proyek-proyeknya, Keuangannya, Layanannya (services), Organisasi, dan lain-lain pokoknya meliputi semua sumberdaya. Semua catatan-catatan tersebut kemudian dikumpulkan agar bisa digunakan untuk efisiensi dan efektifitas.

Melihat sifat Metadata yang sangat kontekstual (tergantung bentuk sumberdaya), maka bisa saja terjadi ada banyak standar Metadata yang digunakan, tergantung bentuk sumberdayanya seperti apa. Metadata untuk Organisasi PT Bursa Efek Jakarta tentu akan berbeda dengan Metadata untuk Pertamina (walaupun dalam banyak hal akan punya banyak kesamaan). Metadata untuk sumberdaya elektronis juga akan berbeda. "Dublin Core Metadata" adalah salah satu contoh standar Metadata untuk sumberdaya elektronis.

Apa tujuannya?

Tiga tujuan Metadata adalah:

1. "Mengkatalog" sumberdaya dengan tujuan efisiensi dan efektifitas pengadaan, pengolahan, pemanfaatan dan inventarisasi sumberdaya dalam organisasi.

2. Menjelaskan detail dari beragam bentuk sumberdaya dan cara memanfaatkannya dalam organisasi.

3. Metadata yang baik juga bisa menjadi salah satu bentuk transparansi organisasi kepada pegawainya, pemegang saham atau bahkan pelanggannya.

Hubungannya dengan TI?

Kenapa Metadata makin "ngetop" bersamaan dengan pesatnya TI? Sebenarnya, secara konsep, Metadata tidak mensyaratkan adanya TI. Majunya TI memang bisa memacu efisiensi dan efektifitas organisasi. Karena dirasa banyak manfaatnya bagi organisasi maka usaha-usaha untuk lebih memaksimalkan TI terus berkembang. Banyak kemudian diantara usaha-usaha tersebut mensyaratkan adanya semacam katalog organisasi yang baik (Metadata). Selain itu juga, konsep metadata akan terasa lebih mudah diimplementasikan menggunakan TI.

Manfaat praktis?

Bagaimana pemanfaatan praktis Metadata untuk organisasi? Ada banyak cara untuk menggunakan Metadata bagi efektifitas dan efisiensi organisasi. Contoh, sistem kearsipan organisasi. Sistem kearsipan yang baik harus memperhatikan Standard Operation of Procedure (SOP) dan struktur organisasi. Metadata bisa memperlihatkan gambaran umum SOP dan struktur organisasi serta sumberdaya apa yang tersedia di organisasi.

Contoh lain pemanfaatan Metadata adalah Intranet Perusahaan. Dari pengalaman penulis dalam membuat beberapa proyek Intranet di beberapa organisasi, langkah yang paling sulit bukanlah masalah teknologinya. Tetapi yang paling sulit adalah mengumpulkan informasi apa saja yang tersedia dalam organisasi, bagaimana proses terjadinya informasi, apa hubungan antar informasi dengan berbagai departemen/divisi, siapa yang berhak mengeluarkan informasi tertentu, dan lain-lain. Apalagi bila informasi yang ada berkembang dalam hitungan jam atau bahkan detik. Metadata bisa membantu memetakan informasi dalam suatu organisasi.

Knowledge Management

Contoh aktual lain pemanfaatan Metadata adalah konsep Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management). Konsep ini berkembang dari kenyataan bahwa dimasa sekarang dan dimasa depan, aset utama sebuah organisasi agar mampu berkompetisi adalah aset intelektual/pengetahuan bukan aset kapital. Untuk itu, organisasi membutuhkan bukan lagi sekedar Basis Data (Database) tetapi Basis Pengetahuan (KnowledgeBase) yang baik. Basis Pengetahuan baru bisa terbentuk bila organisasi tersebut mengetahui apa saja sumberdaya yang mereka miliki dan apa saja yang bisa dimanfaatkan serta bagaimana melakukannya.

XML (Extensible Mark-up Language)

Contoh aktual lainnya lagi adalah teknologi XML (Extensible Mark-up Language) di Internet. XML secara konseptual berbeda dengan HTML (Hyper-Text Mark-up Language). HTML berhubungan dengan bagaimana memformat dokumen untuk ditampilkan didalam situs web, sedangkan XML berbicara bagaimana agar informasi dalam suatu situs web dapat dikelola dengan baik sehingga temu kembali informasi menjadi lebih efektif. Dalam pembuatannya, XML jauh lebih sulit daripada HTML. Selain masalah sintaks-nya yang lebih rumit, langkah paling sulit dalam membuat XML adalah tahap awal, yaitu membuat metadata-nya terlebih dahulu. Dalam istilah teknis XML, metadata tersebut dinamakan DTD (Data Type Definition).

Linux, apa hubungannya dengan Metadata?